La Agilidad de un Scrum

Esto se consigue al “pensar fuera de la caja”.

Pensar fuera de la caja es una metáfora que se utiliza cuando nos referimos a ir más allá de los límites, lo que nos lleva a romper paradigmas. Conlleva, además, una redefinición sobre la manera de pensar y el hecho de generar ideas que traspasen los esquemas convencionales.

Esta idea es, pues, una forma creativa e innovadora en aras de desarrollar la imaginación para crear nuevas soluciones y resolver problemas cotidianos de manera extraordinaria.

Ejemplos de empresas que NO se atrevieron a ser innovadoras: Blockbuster, Kodak, Atari, Nokia, Olivetti, entre otras

Ejemplos de empresas que se han atrevido a “pensar fuera de la caja”, hay muchos: Apple, Netflix, Uber, Amazon, entre otras…

1 LA COMUNICACIÓN CARA A CARA

Uno de los aspectos por los que la Agilidad tiene efectos muy positivos sobre la comunicación es porque defiende expresamente la necesidad que tienen las personas de hablar y de comunicarse cara a cara. Así lo establece de manera explícita el sexto principio del Manifiesto Ágil: “El método más eficiente y efectivo de comunicar información al equipo de desarrollo y entre sus miembros es la conversación cara a cara”.

La comunicación cara a cara puede tener lugar en un canal físico (cuando los sujetos cohabitan el mismo espacio) o virtual (mediado a través de una tecnología que incluya la voz y la imagen, como por ejemplo las videoconferencias). Tener la oportunidad de compartir el contexto con el interlocutor, de comunicarse de manera síncrona y de interpretar esa gran cantidad de información que se percibe a través de la comunicación no verbal, hace que la comunicación cara a cara sea una fórmula excelente para afrontar los encuentros comunicativos.

2 LA TRANSPARENCIA EN LA COMUNICACIÓN

La transparencia es un aspecto clave para avanzar en la adopción de la Agilidad. Su grado de asimilación condiciona en gran medida el éxito o el fracaso de un equipo que desempeñe su actividad en un entorno complejo.

Gracias a un estilo de comunicación transparente, todos los miembros del grupo pueden saber qué es lo que está pasando en cada momento. Cuando la información es accesible y las personas “hablan” el mismo idioma, es más fácil que exista colaboración y surjan las sinergias.

Esto permite, a su vez, que los profesionales que conforman el equipo se retroalimenten entre sí, aprendan unos de otros, reduzcan la necesidad de documentar cada actividad y recorran un camino compartido en el que la ejecución del trabajo se vea facilitada y enriquecida por sus interacciones cotidianas.

“¿Cómo se puede incrementar la transparencia de un equipo?” o, “¿cómo puede contribuir la comunicación en la consecución de dicho objetivo?”. Existen varios mecanismos que pueden ser accionados en este sentido y que se explican a continuación.

Mecanismos para fomentar la transparencia

1 Dar visibilidad al trabajo.

2 Utilización de un lenguaje común.

3 Puesta en común de las políticas.

4 Creación de Métricas.

5 Cadencia en las reuniones

3 LA COMUNICACIÓN DESDE EL RESPETO

La comunicación que acerca y crea conexión entre los sujetos, es aquella que se produce desde el respeto a quien se tiene enfrente.

El respeto es un valor esencial que debería estar presente siempre en cualquier interacción humana. Más aún en el ámbito de trabajo, donde las personas pasan muchas horas, las relaciones tienden a intensificarse y el respeto ayuda a interactuar de forma saludable.

Comunicarse con respeto hacia los demás y cuidar el lenguaje día a día, constituye así la mejor fórmula para garantizar que la comunicación fluya y que los profesionales trabajen en un entorno adecuado donde surja la colaboración.

4 OTRAS FORMAS DE CONTAR LAS COSAS: EL PENSAMIENTO VISUAL Y EL RELATO DE HISTORIAS

En un entorno complejo, el verdadero reto a la hora de comunicarse consiste en transmitir mensajes que logren impactar e influir de manera significativa en los receptores de la información. Se trata de elaborar enunciados que resulten lo suficientemente sencillos y a la vez atractivos, como para conseguir atrapar la atención de la audiencia. Una vez conseguido este objetivo, los siguientes retos son facilitar su rápida comprensión, conseguir llevar a los individuos a la acción e incluso influir en ellos gracias a la retención de la información compartida.

El pensamiento visual

En la sociedad actual existe una auténtica preponderancia visual. Sin embargo, el ser humano ha creado imágenes desde tiempos inmemoriales, representando diferentes aspectos de la naturaleza y del entorno que habitaba a lo largo de los siglos. Así ha sido desde el Paleolítico hasta la actualidad, desde la caverna hasta la agencia de publicidad.

La utilización de dibujos y la expresión artística ha sido una herramienta de comunicación recurrente para todas las culturas y en todos los momentos históricos. En este sentido, es interesante y se puede mencionar que, incluso las culturas iconoclastas, acaban recurriendo a formas visuales para expresar ideas que van más allá del mero gusto estético.

La utilización de dibujos y la expresión artística ha sido una herramienta de comunicación recurrente para todas las culturas y en todos los momentos históricos. En este sentido, es interesante y se puede mencionar que, incluso las culturas iconoclastas, acaban recurriendo a formas visuales para expresar ideas que van más allá del mero gusto estético.

Existen en la actualidad diferentes herramientas que permiten potenciar el pensamiento y la comunicación visual. Algunos ejemplos son:

Mapas mentales

Canvas

Diagramas de flujo

Metáforas visuales

Gráficos Infografías

Cómics

Entre otros

5 LAS CONVERSACIONES: COMUNICACIÓN EN ESTADO PURO

Las personas que dominan el arte de la conversación mantienen una comunicación más fluida con los sujetos de su entorno. Aquellos profesionales que presentan habilidades para conversar (de manera innata o adquirida) tienen así mayor capacidad de colaborar y de trabajar en equipo, algo absolutamente necesario en la sociedad del conocimiento.

Para mantener conversaciones efectivas es importante saber escuchar, empatizar con el interlocutor y crear un grado adecuado de conexión que permita lograr acuerdos y generar consensos. Del mismo modo, es preciso ser capaces de prestar atención plena a quien se sitúa enfrente y saber adaptarse a las diferentes situaciones que puedan surgir en el transcurso del encuentro.

Algunos consejos para tener conversaciones de impacto

Para conseguir que una conversación tenga éxito y resulte enriquecedora, es necesario que los protagonistas del encuentro tengan una adecuada predisposición y una actitud favorable a que se produzca una verdadera comunicación. En una conversación de impacto, los participantes se abren a la situación y se produce un encuentro sincero, un intercambio de mensajes genuino y, de algún modo, beneficioso para todos.

De cara a lograr este objetivo, resulta fundamental realizar un trabajo en dos direcciones.

6 EL PODER DE LA CADENCIA PARA SIMPLIFICAR LA COMUNICACIÓN

La filosofía ágil plantea un esquema de trabajo centrado en aportar valor al cliente de manera iterativa e incremental, en el que se entregan y contrastan los resultados de manera frecuente. Para conseguir este objetivo, la Agilidad estructura los eventos y reuniones a las que asisten los profesionales con cierta cadencia, simplificando y organizando las dinámicas de trabajo. La utilización de esta pauta permite crear regularidad en las rutinas profesionales, minimizar el tiempo dedicado a las reuniones e incrementar la calidad del trabajo entregado.

Gracias a todo ello, esta filosofía de trabajo permite obtener resultados diferenciales, a la vez que consigue mejorar la comunicación de los equipos y optimizar el tiempo invertido en esta actividad.

7 LA COMUNICACIÓN DEL LÍDER ÁGIL: CÓMO AYUDAR AL EQUIPO A DESARROLLARSE Y A AMPLIAR SU VISIÓN

El líder causa una impronta en el entorno en el que desempeña su actividad, ya que es capaz de impactar e influir en sus colaboradores, superiores y/o subordinados.

Un líder es aquel individuo que tiene la capacidad de dirigir o conducir el rumbo de un grupo de personas. Esta actividad conlleva una gran responsabilidad, puesto que se ejerce una enorme influencia sobre la vida profesional (y, muchas veces, también personal) de otros individuos.

Debido al entorno complejo en el que operan las empresas en la actualidad, el rol del líder ha evolucionado. Hoy en día es fundamental que el líder adquiera sólidas habilidades de comunicación para poder impulsar el desarrollo de sus colaboradores y compartir con ellos su visión privilegiada acerca del negocio, de las necesidades del cliente, etc.

8 EL EQUIPO ÁGIL: CREACIÓN, SINCRONIZACIÓN, CONOCIMIENTO COMPARTIDO E INNOVACIÓN GRACIAS A LA COMUNICACIÓN

En la sociedad del conocimiento, el trabajo en equipo es el motor que impulsa y materializa la creación de valor. El equipo está formado por diferentes profesionales que agregan sus respectivos conocimientos y habilidades para lograr un conjunto mucho más potente que la suma simple de los talentos y capacidades individuales. La aparición de estas sinergias ayuda a mejorar la productividad conjunta y a fomentar la creatividad en el seno de la organización.

La creación de equipos cohesionados es la piedra angular que poseen las empresas e instituciones hoy en día para generar colaboración, conocimiento compartido e innovación. Conseguir que los miembros que conforman el equipo se comuniquen con fluidez y avancen hacia la consecución de unos objetivos comunes es, simultáneamente, una necesidad y un gran anhelo para muchas organizaciones.

9 COMUNICACIÓN FRECUENTE CON EL CLIENTE: COLABORACIÓN Y ENTREGA TEMPRANA DE VALOR

En un sentido estricto, el cliente es aquella persona física o jurídica que compra los bienes y/o servicios que ofrece una determinada empresa. Este cliente puede llegar a consumir o utilizar el producto y/o servicio que adquiere o, por el contrario, simplemente comprarlo para que lo haga una tercera persona o empresa. Sin embargo, en un sentido más amplio, el cliente no tiene por qué quedar circunscrito al adquiriente, consumidor o usuario de los productos o servicios que comercializa la empresa, sino que puede ser entendido como el beneficiario último de los trabajos que se realizan.

En cualquier caso, es evidente que tener clientes es un requisito fundamental para cualquier negocio que desee desarrollar su actividad. Esto quiere decir que, sin clientes, no hay empresa. Las empresas sobreviven gracias al intercambio que se produce entre el valor que ofrecen a sus clientes y la retribución que reciben de estos. En el mercado, las empresas han de saber encontrar el equilibrio entre cuidar a los clientes existentes para mantener esa relación en el medio y largo plazo (evitando así que dichos clientes dejen de serlo) y, por otro lado, buscar nuevos clientes para evitar la canibalización de sus ingresos por parte de la competencia.

10 MEJORA CONTINUA A TRAVÉS DE LA COMUNICACIÓN: POR QUÉ INVITAR AL EQUIPO A REFLEXIONAR PERIÓDICAMENTE E INTRODUCIR AJUSTES EN SU FORMA DE TRABAJAR

Invitar a los profesionales a reflexionar periódicamente sobre la calidad de su trabajo y su experiencia de colaboración es una actividad fundamental para que, en el medio y largo plazo, se puedan introducir mejoras efectivas en el funcionamiento de cualquier equipo.

En este sentido, la mejora constante se hace tangible, precisamente, cuando los integrantes del equipo se comunican abiertamente acerca de cómo ha transcurrido el ciclo de trabajo. Gracias a ello, es posible ajustar determinadas prácticas, eliminar otras y consolidar aquellas que mejor funcionaron.

Cuando se realiza este análisis periódicamente, con el paso del tiempo e iteración tras iteración, se logra perfeccionar tanto el comportamiento como el rendimiento global del grupo.

Marco SCRUM

Scrum es un marco de trabajo ágil utilizado en el desarrollo de proyectos, especialmente en la creación de productos y software. Proporciona una estructura para que los equipos autoorganizados colaboren en la planificación, ejecución y revisión de un trabajo de manera iterativa e incremental.

En Scrum, el trabajo se divide en unidades de tiempo llamadas “sprints”, que suelen durar de dos a cuatro semanas. Cada sprint representa una iteración durante la cual el equipo se enfoca en crear un incremento de producto potencialmente entregable. Al final de cada sprint, el equipo revisa su trabajo y realiza una retrospectiva para mejorar su proceso.

Scrum se basa en roles y eventos específicos para facilitar la colaboración y la comunicación. Los tres roles clave en Scrum son el Product Owner, el Scrum Master y el Equipo de Desarrollo. Los eventos incluyen la Planificación del Sprint, la Reunión Diaria (Daily Scrum), la Revisión del Sprint y la Retrospectiva del Sprint.

La flexibilidad de Scrum permite a los equipos adaptarse a cambios en los requisitos y prioridades a medida que avanzan. Esto facilita la entrega temprana de valor y la retroalimentación continua, lo que lo convierte en un marco de trabajo efectivo para proyectos en entornos complejos y cambiantes.

Scrum Master:

El Scrum Master es el facilitador y defensor del proceso Scrum. Su objetivo principal es asegurarse de que el equipo de desarrollo siga las prácticas y valores de Scrum, y eliminar cualquier obstáculo o impedimento que pueda afectar su productividad. El Scrum Master también ayuda a mantener un entorno de trabajo colaborativo y propicio para el aprendizaje continuo. Aunque el Scrum Master no es un líder en el sentido tradicional, es un líder en cuanto a guiar y apoyar al equipo.

Equipo de Desarrollo:

El Equipo de Desarrollo es un grupo autoorganizado y multidisciplinario que lleva a cabo el trabajo real de crear el producto. Puede incluir diseñadores, programadores, analistas, testers y otros especialistas necesarios para entregar incrementos de producto funcionales al final de cada sprint. El equipo trabaja de manera colaborativa para planificar y ejecutar los sprints, decidir cómo llevar a cabo las tareas y alcanzar los objetivos establecidos por el Product Owner.

Estos roles trabajan en conjunto para llevar a cabo el marco Scrum de manera efectiva, promoviendo la comunicación, la colaboración y la adaptabilidad en el desarrollo del producto.

Eventos

SPRINT PLANNING

Primera Parte ¿Qué?

– Se discute a partir de la capacidad de las historias que puedan entrar al sprint

– Deben de cumplir el Definition of Ready (DoR) para poder colocarse dentro de un sprint.

Definition of Ready (DoR), son los criterios de aceptación para decir que una historia está 100% entendida, por lo regular comprende:

Refinamiento Funcional: Todo el equipo tiene entendimiento sobre la historia de usuario (escenarios, flujo, excepciones, diseño, etc.)

Refinamiento Técnico: A nivel equipo técnico se revisa: Arquitectura, Infraestructura, Estructura de Datos, etc.

Estimación: Planning Poker en puntos de cada historia

Segunda Parte ¿Cómo?

Es una reunión independiente del sprint planning ¿Qué?

Durante la reunión:

– Se coloca el nombre de la tarea y el responsable

– Se colocan las horas estimadas

– Se validan las tareas y se revisa que estén en forma general las importantes:

Calidad, Liberación, Desarrollo, Documentación

– NO DEBE DE HABER tareas (estas debieron ser realizadas en el refinamiento) de:

Arquitectura, Diseño, Análisis

DAILY

El propósito de la DAILY SCRUM es inspeccionar el progreso hacia el Objetivo de Sprint y adaptar el Sprint Backlog según sea necesario, ajustando el trabajo planificado entrante.

Las Dailys Scrums mejoran la comunicación, identifican impedimentos, promueven la toma rápida de decisiones y en consecuencia eliminan la necesidad de otras reuniones.

¿Qué realizaste el día de ayer para avanzar en los objetivos del sprint?

¿Qué realizarás el día de hoy para avanzar en los objetivos del sprint?

¿Tienes algún impedimento para lograr los objetivos del sprint?

ESTIMACIÓN

Aunque como SCRUM trata de un marco de trabajo y no de una metodología, no impone ninguna técnica concreta para llevar a cabo ese proceso de estimación, sino que nos deja libertad para cada equipo escoja el que mejor cree conveniente. SCRUM nos define las reglas del juego.

Un error que no deberíamos cometer a la hora de aplicar SCRUM sería emplear unidades de tiempo, como horas, para llevar a cabo las estimaciones. En su lugar, deberíamos realizar una estimación relativa.

SPRINT REVIEW

El propósito del Sprint Review es inspeccionar el resultado del SPRINT y determinar futuras adaptaciones. El Scrum Team presenta los resultados de su trabajo a los interesados clave y se discute el progreso hacia el Objetivo del Producto.

Se muestra que elementos del Product Backlog se completaron (según Definition of Done) durante el sprint:

1.Revisar los objetivos del Sprint

2.Demo y solicite retroalimentación de cada historia, Spike, refactor, NFC, etc.

3.Discutir historias no completadas y por qué

4.Identificar riesgos e impedimentos

5.Historias incompletas se devolverán al Product Backlog siendo re-estimadas y se completarán en uno de los siguientes Sprints

6.El Product Owner acepta la solución o agrega nuevas historias al Scrum Product Backlog para adaptar la funcionalidad

SPRINT RETROSPECTIVE

El Scrum Team inspecciona cómo fue el último Sprint con respecto a las personas, las interacciones, los procesos, las herramientas y su Definition of Done. Los elementos inspeccionados suelen variar según el ámbito del trabajo. Se identifican los supuestos que los llevaron por mal camino y se exploran sus orígenes. El Scrum Team analiza qué salió bien durante el Sprint, qué problemas encontró y cómo se resolvieron (o no) esos problemas.

“A intervalos regulares, el equipo reflexiona sobre cómo ser más efectivo para a continuación ajustar y perfeccionar su comportamiento en consecuencia”

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